App voor De Proeverij
Voor wijnbar en wijnshop De Proeverij ontwikkelde AINGELS een interne applicatie die dagelijkse processen samenbrengt in één centrale werkomgeving. Reservaties, personeelsplanning, cadeaubonnen, wijnen, voorraad, leveranciers en bestellijsten zijn beschikbaar op desktop, mobiel en als PWA. AI en automatisatie verrijken productinformatie, berekenen prijzen en genereren actuele wijnkaarten.
Verspreide informatie in een omgeving waar snelheid telt
Verschillende medewerkers beheerden en raadpleegden informatie in meerdere systemen. Dat maakte opzoekingen omslachtig en het was niet altijd meteen duidelijk waar de meest actuele informatie stond. Tijdens een drukke dienst moest de oplossing vooral centraal, snel, eenvoudig, mobiel en altijd actueel zijn.
Eén centrale omgeving voor de dagelijkse werking
AINGELS ontwikkelde een interne applicatie die verschillende processen en databronnen samenbrengt. Notion vormt voor een belangrijk deel van de bedrijfsinformatie de centrale databron; reservaties gebruiken een eenvoudiger achterliggend systeem. Automatisaties en AI-agents ondersteunen communicatie, prijsberekening en productverrijking.
Altijd de juiste informatie binnen handbereik
De gebruiksvriendelijke app staat onder andere op de tablet van het kassasysteem en werkt ook via smartphone, desktopbrowser en als PWA. Medewerkers vinden sneller actuele informatie, verliezen minder tijd aan opzoekingen en werken vanuit dezelfde gegevens.
Alles wat dagelijks nodig is, op één plaats
In plaats van voor ieder proces een afzonderlijke tool te gebruiken, brengt de app reservaties, personeelsplanning, cadeaubonnen, wijninformatie, voorraad en shoppinglists samen. Medewerkers hoeven tijdens een drukke dienst niet meer in verschillende bestanden of systemen te zoeken.
Reservaties
Aanvragen bekijken, aan een tafel koppelen, bevestigen, weigeren of annuleren.
Personeelsplanning
Medewerkers raadplegen na login hun actuele shifts.
Cadeaubonnen
Digitale en fysieke bonnen controleren, scannen en geheel of gedeeltelijk ontwaarden.
Wijncatalogus
Productinformatie, prijzen, voorraad en foodpairing snel terugvinden.
Voorraad
Aantallen ter plaatse via smartphone verhogen, verlagen of exact instellen.
Shoppinglists
Per leverancier één actuele en herbruikbare bestellijst beheren.
Van online reservatie tot tafeltoewijzing
Reservaties die via de website worden aangevraagd, komen automatisch in het reservatiesysteem terecht. De app toont alle aanvragen en toegewezen tafels. Na bevestiging ontvangt de klant automatisch een e-mail, zodat tijdens de dienst steeds één actueel overzicht beschikbaar is.
Cadeaubonnen digitaal beheren en scannen
Na een online aankoop en betaling wordt automatisch een unieke cadeaubon met QR-code en PDF aangemaakt, per e-mail verstuurd en in de interne app geregistreerd. Bij gebruik scant een medewerker de QR-code met de app en kan de bon volledig of gedeeltelijk worden ontwaard. Ook fysieke cadeaubonnen passen binnen hetzelfde systeem.
Alle wijninformatie in één centrale catalogus
De centrale catalogus bevat onder andere producent, land, regio, druiven, jaargang, leverancier, prijzen, voorraad, proefnotitie en foodpairing. Iedere toepassing toont alleen de relevante velden: medewerkers zien in de app wat ze nodig hebben tijdens verkoop en bediening, de website gebruikt een selectie en in Notion blijft de volledige dataset beschikbaar.
Een wijn gevonden in enkele seconden
Met de zoekfunctie vinden medewerkers tijdens de bediening in enkele seconden druivensoort, regio, verkoopprijs, proefnotitie, foodpairing en voorraad. De app haalt steeds de actuele informatie op uit de centrale databron.
Voorraad controleren waar de producten staan
Per artikel kan een exact aantal worden ingegeven of de voorraad met plus en min worden aangepast. Zo kan een inventarisatie rechtstreeks met een smartphone gebeuren terwijl een medewerker door de voorraadruimte loopt. Wijzigingen zijn meteen centraal beschikbaar.
AI helpt de wijncatalogus aanvullen
Een AI-agent onderzoekt beschikbare wijnfiches en betrouwbare informatie van producenten en leveranciers. De agent controleert en structureert gegevens zoals productomschrijving, proefnotitie, druiven, regio, foodpairing en producentinformatie in het formaat dat De Proeverij nodig heeft. Teksten kunnen automatisch worden aangepast aan hun toepassing, terwijl manuele controle altijd mogelijk blijft.
Consistente prijzen volgens vaste regels
Op basis van aankoopprijzen, marges en vooraf bepaalde prijsstaffels berekent het systeem verkoopprijzen volgens vaste formules. De uitkomst blijft controleerbaar en kan waar nodig manueel worden aangepast.
Van database naar afgewerkte wijnkaart
De centrale wijncatalogus voedt afzonderlijke kaarten voor wijnen per fles en per glas. Actuele productdata wordt automatisch verwerkt tot een versie voor de website en een printklare PDF. Wanneer producten, prijzen of beschrijvingen wijzigen, hoeft de wijnkaart dus niet opnieuw handmatig te worden opgebouwd.
Eén aanpassing aan de brondata kan doorstromen naar meerdere toepassingen.
Bestellen zonder losse lijstjes
Iedere leverancier heeft een eigen shoppinglist. Producten kunnen worden toegevoegd, tijdens bestellen of ontvangen worden aangevinkt en later eenvoudig opnieuw worden geactiveerd. Dezelfde actuele lijst is beschikbaar in Notion en in de app.
Een flexibele databron achter de app
Notion is voor een groot deel van de bedrijfsinformatie de centrale databron. Gegevens blijven daardoor toegankelijk om te controleren en manueel aan te passen, terwijl extra velden, views en koppelingen flexibel kunnen worden toegevoegd. De maatwerkapp maakt diezelfde data geschikt voor snel dagelijks gebruik.
De juiste databron voor het juiste proces
Niet ieder onderdeel hoeft technisch in hetzelfde systeem te staan. Product- en leveranciersdata vragen veel flexibiliteit en worden daarom in Notion beheerd. Reservaties vereisen minder extra beheer en gebruiken een eenvoudiger systeem. De app brengt beide bronnen samen zonder dat de gebruiker daar iets van merkt.
Desktop, tablet of smartphone
De responsive webapp werkt in iedere moderne browser en kan als Progressive Web App op een smartphone of tablet worden geïnstalleerd. Een PWA voelt als een gewone app, maar gebruikt dezelfde centrale webtoepassing. Zo is de informatie beschikbaar op het toestel dat op dat moment het handigst is.
Alleen toegankelijk voor medewerkers
De applicatie is beveiligd met gebruikerslogin. Medewerkers krijgen toegang tot de functies voor hun dagelijkse werk; uitgebreider databeheer gebeurt afzonderlijk in de beveiligde Notion-omgeving.
Agents die mee bouwen én beheren
Gespecialiseerde agents ondersteunden strategie, UX, design, development, automatisatie, data en AI-verrijking. Ook na oplevering helpen ze bij uitbreidingen en bij het onderzoeken, controleren en structureren van nieuwe productinformatie.
Eén app, verschillende systemen
Notion
Centrale product- en bedrijfsdata die eenvoudig beheerd kan worden.
n8n
Automatisaties die gegevens, communicatie en processen laten doorstromen.
AI-agent
Onderzoek en gestructureerde verrijking van productinformatie.
Website en PWA
Reservaties, cadeaubonnen, wijncatalogus en mobiele toegang.
PDF en e-mail
Automatische wijnkaarten, bevestigingen en cadeauboncommunicatie.
Online betalingen
Volledig geautomatiseerde aankoop van digitale cadeaubonnen.
Eén centrale app voor de dagelijkse werking
De Proeverij App toont hoe operationele processen in één eenvoudige digitale werkomgeving samenkomen. Reservaties, planning, cadeaubonnen, wijninformatie, voorraad en bestellingen zijn centraal toegankelijk. AI en automatisatie nemen repetitieve taken over, zodat medewerkers minder dubbel werk hebben en sneller met consistente informatie kunnen samenwerken.